Office 365 voorziet standaard in een beperkt retentiebeleid. Hierdoor kan je op een zeer eenvoudige manier data die je gewist hebt uit je mailbox herstellen. Dit retentiebeleid beperkt zich in tijd (30 dagen) en heeft enkel betrekking op data die gewist is uit de Office 365-omgeving.

Met een degelijk back-up beleid neem je dagelijks snapshots – een soort foto’s – van je data. Deze snapshots bewaren we in de cloud. Hierdoor ben je in staat om de exacte situatie van de mailbox te herstellen, vanaf een bepaalde snapshot.

Enkele voorbeelden:

• Je verwijdert een e-mail uit je Deleted Items. Dat stel je twee dagen later pas vast.  Via het ingebouwde retentiebeleid kan je deze e-mail toch nog herstellen.
• Je versleept per ongeluk bestanden en/of mappen in je mailbox. Je weet niet meer precies waar deze data zich bevindt. Deze data is niet verwijderd – en kan je dus met het ingebouwde retentiebeleid niet herstellen. Dat kan alleen door deze data te openen en te herstellen vanuit een back-up.
• Een malware ransomware verwijderd ad random vele mails in je mailbox. Deze mails zou je kunnen terugzetten via het ingebouwde retentiebeleid, dit zal afhankelijk van de hoeveelheid geimpacteerde berichten een tijdrovende taak zijn. Het herstellen van de mailbox vanuit een eerdere backup zal vermoedelijk een snellere aanpak zijn.